西安工业大学档案管理办法

第一章 总  则

第一条 为了加强我校档案管理工作，提高档案标准化、规范化、程序化管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《高等学校档案管理办法》等档案工作有关法律、法规，制定本办法。

    第二条 学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是学校搞好各项工作的重要依据和凭证。因此，必须由学校档案部门集中统一管理，保证档案安全。

第三条 学校档案工作是提高学校管理水平，为教学科研服务的重要条件，是反映和维护学校真实面貌的一项重要工作，是学校的重要基础性工作之一。档案工作应纳入学校整体发展规划。

第四条 实行档案材料形成部门或承办单位立卷归档，是我国档案工作的基本原则之一，全校各单位必须认真执行。

第二章 档案工作体制与任务

第五条 我校明确校长分管档案工作，各院、部、处、室分别由一位领导负责本单位的档案立卷归档工作。

第六条 学校设立西安工业大学档案馆，与党办、校办合署办公。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，其业务受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。我校档案由校档案馆集中统一管理，各单位要定期按规定向校档案馆移交有关档案。

第七条 根据各单位档案的收集整理、立卷归档工作任务的实际情况设专职或兼职档案人员。由专、兼职档案人员具体负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。档案立卷归档人员业务上受校档案馆的指导、监督和检查。

第八条 档案馆的基本任务

1．贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策，制订本校档案工作规划、计划和规章制度，并对学校各单位档案工作进行指导、监督和检查。

2．负责建立健全校档案工作网络，对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训。

3．负责全校各类档案及重要资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。

4．编制馆藏档案检索工具和参考资料，积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供服务。

5．依照规定对科研成果鉴定、基建工程验收、重要设备验收、各类人员专业技术职务任职资格的评审、教学评估或检查等各种活动中应归档的系统文件材料进行验收，并签署意见。

6．开展档案宣传和教育工作，提高全校师生员工的档案意识和责任感。

7．开展档案学术研究和交流活动，积极参加档案学会和学术组织的活动。

第九条 各归档单位档案工作基本任务

1．按照档案部门的有关规定做好本单位应归档文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作。

2．按照学校归档范围、要求，归档上一年度应归档的文件材料。

3. 档案员应努力学习档案专业知识，不断提高档案业务水平，维护本单位档案的完整与安全。

第十条 对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要经批准设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受主管单位和档案馆的双重领导。每年向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存档案。

第三章 文件材料的归档、移交和接收

第十一条 各部门、各单位要把文件材料的形成，积累和归档工作纳入本部门的工作计划、规章制度以及教学、科研和管理人员的职责范围内。在布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十二条 实行部门立卷制度，建立、健全文件材料的立卷归档制度。各单位把应归档的各类文件材料，由专（兼）职档案员按《西安工业大学档案立卷归档细则》要求，整理组卷，装订后按规定时限向档案馆移交，档案馆负责业务指导及档案的检收。各单位不得以任何借口不交或将档案资料据为己有。

第十三条 学校重大活动及基建工程招标、竣工；重要仪器设备开箱时，各主管单位及相关部门应通知档案馆，档案馆应派档案工作人员参与并收集档案。

有关部门在鉴定、验收科研成果时，档案馆对应归档的文件材料加以审查，双方签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料，不予上报成果，不予验收。

第十四条 归档的文件材料均须质地优良，书绘（打印）工整，声像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准。各类文件材料归档时，除立卷人签字外，还须部门分管领导审签。

第十五条  档案馆应根据各类档案的归档时间，及时接收各立卷部门移交的档案，并严格履行交接手续。

第四章  档案的管理和利用

第十六条 校档案馆对保存的全部档案，要进行科学的分类、编目、排列。分类方法按《西安工业大学档案实体分类法》执行。编制必要的检索工具，为管理和利用档案提供方便条件。档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，加盖档案公章的档案复制件与档案原件具有同等效力。

第十七条 档案馆要确保档案的安全。档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防强光、防高温、防有害气体等安全措施。

第十八条 档案馆定期对所保存的档案和资料的保管、保密情况进行检查，做好检查记录，对已破损或字迹褪色的档案要及时进行修复或复制，最大限度地延长档案的寿命。

第十九条 档案馆应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管和利用情况进行登记、统计。按照上级规定，准确编制档案工作基本情况统计年报并及时上报。

第二十条 档案馆在做好各项基础工作的同时应努力实现档案的科学化、统一化、标准化、规范化和信息化管理。

第二十一条 档案馆要编制多种检索工具和参考资料，要充分发挥档案的信息化功能，积极主动做好档案利用服务工作。

第二十二条 凡利用档案，必须严格执行《西安工业大学档案利用办法》，违反规定提供档案，追究档案人员的责任；利用者损毁、玷污档案，要承担经济责任和法律责任。

第五章 档案的鉴定和销毁

第二十三条 档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，划分的原则是：

1．凡是记述和反映学校主要职能活动和基本历史面貌，有长远查考和利用价值的档案，列为永久保管。

2．凡是记述和反映学校一般职能活动，在相当长时期内有查考利用价值的档案，列为长期保管。

3．凡是反映学校有关活动在较短时期内有查考利用价值的档案，列为短期保管。

第二十四条 档案馆要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作在分管校长领导下，由档案的立卷归档部门、有关职能部门及档案馆组成的鉴定小组进行。

   第二十五条 过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、造具清册、报分管校长批准后方可进行。销毁时要指定专人监销。

第二十六条 未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。

第六章 档案工作人员

第二十七条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，忠于职守，勇于创新，埋头工作，刻苦钻研业务，努力作好本职工作，积极为学校各项工作服务。 

第二十八条 各单位兼职档案员应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案馆核备并选好人员做好接替工作。

第二十九条 档案工作人员（包括兼职档案人员）属档案专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任。各级领导要加强对档案工作人员的教育、培养和考核，其职称和待遇，按学校有关规定执行。

第七章 经费、库房和设备

第三十条 学校要根据档案事业发展的需要划拨经费，其经费应单独立项，列入学校预算，由档案主管部门统筹安排使用。各单位暂存的应归档的文件材料所需的档案装具等设备，应在本单位经费中给予支持。

第三十一条 学校应为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房，并配置必要的恒温、恒湿设备，以满足档案保管、保护的需要，确保档案的安全。

第三十二条 学校要有计划地为档案馆配备必要的设备，为逐步实现档案的信息化管理提供必要的物质基础。

第八章  考核、奖励与处罚

  第三十三条 学校对档案工作要建立检查、考核和评比制度，明确岗位职责，对各单位档案工作负责人，专、兼职档案人员的工作状况，定期进行考评。

  第三十四条 凡热爱档案工作，刻苦钻研业务并有下列表现之一的集体或个人学校将给予表彰和奖励。

　　1．向学校捐赠重要或珍贵档案者。

　　2．在档案学术研究方面做出重要贡献的。

　　3．提供档案为学校教学、科研、党政管理等方面利用服务做出贡献或为学校节省较多资金的。

　　4．对安全保护档案，防止和挽救事故有功，使档案免受重大损失者。

　　5．同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十五条 有下列行为之一的，应按照《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《陕西省档案管理暂行条例》以及学校的相关制度等规定程序和处理方法予以处罚或给予行政处分。

1．损毁、丢失、变卖、盗窃或擅自销毁档案者。

   2．将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有，拒绝或者不按时向档案馆移交归档者。

     3．擅自提供、抄录、公布、销毁和扩散属于国家所有的秘密档案内容造成失密、泄密的。

4．涂改、伪造档案者。

5．明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

6．由于领导对档案工作不重视，或工作人员玩忽职守，使档案遭受重大损失者。

第九章 附  则

第三十六条 本办法自发布之日起实行，本办法公布前本校各种档案工作规定、办法，与本办法相抵触的，以本办法为准。