西安工业大学档案立卷归档细则

第一章 总  则

第一条 为进一步加强学校档案立卷归档工作，确保学校档案完整，根据国家、教育部有关规定及《西安工业大学档案管理办法》制定本细则。

第二条 凡是记录和反映我校主要职能活动和基本历史面貌的具有保存和利用价值的各种文字、图表、照片、声像、实物、电子等不同载体的文件材料，除经学校同意可设分室保管的，都必须立卷归档，向学校档案馆移交，任何单位和个人不得据为己有、逾期不交或自行处理。

第三条 国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个人在非职务活动中形成的对学校和社会具有保存价值的文件材料，可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校档案馆收存。

    第四条 进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。本校各处级单位均为立卷部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备1至2名专（兼）职档案员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

    第五条 凡对科研成果、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案馆参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。

第六条 归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。

    第七条 档案馆及校属各单位要严格按照档案立卷归档的职责分工要求，认真做好文件材料整理归档工作，保证学校各项工作中形成的重要材料及时归档，为开发利用档案信息资源，促进学校和社会的发展做出贡献。

第二章 归档范围与归档时间

第八条 根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容和性质，我校档案实体划分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会九个主类；声像、实物二个辅类。

主类：

1．党群类：学校党群部门在管理工作中形成的各类文件材料。

2．行政类：学校行政管理部门在行政管理工作中形成的各类文件材料。

3．教学类：学校教学管理部门、各学院、部在教学管理、教学实践等活动中形成的各类文件材料。

4．科学研究类： 学校科研管理部门、科学研究机构、各单位科研人员在科研管理和科研实践活动过程中形成的各类文件材料。

5．基本建设类：学校基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目（包括新建、改建、扩建、维修、加固等）从酝酿、决策到建成使用工作中形成的各类文件材料。

6．仪器设备类：学校设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的各类文件材料。

7．出版类：学校正式编辑、出版的学报、报纸，各种专业杂志、书籍的样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件。

8．外事类：学校外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

9．财会类：学校财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料及财务管理材料。

辅类：

1．声像类：指各部门在各项工作中形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片、电子文件等。

2．实物类：学校在各项活动中形成的或在对外交流中形成的有保存价值的实物（学校获得的各类奖牌、各类有纪念意义的礼品、停止使用的印章、名人题词等）。

以上各类档案材料的具体归档内容详见“西安工业大学各类档案归档范围和保管期限表”。

第九条  归档时间

１．党群、行政、外事、出版及教学类文件，按年度在次年6月底前归档。

２．教学类按教学年度在本学年１２月底前归档。

３．科研、基建类在项目完成后两个月内归档。

４．仪器设备类随机文件材料在开箱验收后两个月内归档，管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年六月底以前按年度归档。

５．财会类按年度立卷，在财务部门保存三年后归档。

６．声像、实物类随同其主类一同归档。

第三章 归档文件材料的立卷分工

第十条  立卷分工

1．学校的收文（包括：中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及兄弟单位的来文、来函）；除明确要求退回的文件之外，综合性的文件由党办、校办立卷归档，其他各单位专业性的或具体业务性的文件，由各单位立卷归档。

2．以校党委、校行政名义印发的文件，全校性、综合性的由党办、校办立卷归档，其余的由各职能部门负责相应门类的立卷归档。以各单位名义印发的文件，由各单位立卷归档。

3．校党组织、党校、统战、各支部、总支形成的文件材料，由组织部立卷归档；

4．学校对外宣传、校内宣传教育工作文件材料，由宣传部立卷归档。

5．校工会、各分工会、各单位工会小组工作中形成的文件材料，由校工会立卷归档；

6．纪检工作材料由纪委立卷归档。

7．团委、学生会、研究生会、以及学生社团组织形成的材料，分别由校团委、研究生院立卷归档。

8．各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动（校庆、运动会、普选等）所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。

9．我校与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的文件材料；若我校为协办单位，则只归档与承担任务有关部分的文件材料。

10．党和国家领导人、上级部门领导及知名人士来校视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的单位整理归档。

11．教学类文件材料由教务处、学生处、研究生院、继续教育学院、各学院等部门负责立卷归档。

12．本校形成的科研管理文件材料，由科技处立卷归档。各单位形成的科研项目材料，由课题组整理后交科技处立卷归档。

13．学校编辑出版的校报、学报等重要报刊等由各编辑部门立卷归档。

14．基建类档案由基建处立卷归档。

15．仪器设备类文件由国有资产管理处与实验室立卷归档。

16．外事工作及校友会工作文件材料、外事类文件材料由国际交流处立卷归档。

17．财务会计文件材料，由财务处立卷归档。

18．声像类档案由宣传部立卷归档，录像档案材料每年向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存档案。

19．实物类档案由各形成部门归档。

20．临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷归档，并于机构撤消前向档案馆移交。

21．校领导、各学院、部、处领导或工作人员外出开会带回来的会议材料，综合性的交由党办、校办归档；专业性的，交所在单位兼职档案员归档。

第四章 立卷归档的原则及职责要求

第十一条 学校各单位要将归档工作纳入本部门工作计划和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同步布置、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十二条 全校处级建制单位和因重要工作成立的临时性机构均为一个立卷单位，立卷归档工作由立卷单位和档案部门分工协作完成。

第十三条 各立卷单位建立预立卷制度。各立卷单位应根据本部门业务范围，拟定本年度案卷类目。根据工作发展变化情况，案卷类目可作必要的修改和补充，作为平时立卷的依据。

第十四条 各单位要建立健全收发文及其它重要事项登记制度，为核对归档文件是否齐全完整提供依据。

第十五条 立卷部门职责

1．立卷单位应确定一名负责人分管档案工作，选配好兼职档案员。兼职档案员应根据归档范围和立卷标准认真做好文件材料的预立卷和归档工作。分管档案工作的负责人要统筹解决本单位公文管理中存在的问题，对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行审核。

2．立卷单位分管档案工作负责人、兼职档案员和档案部门业务指导人员应在《备考表》、《移交目录》或《项目归档说明书》中履行签字手续，对立卷归档的质量各负其责。

3.各立卷部门都要建立健全平时归档制度，对处理完毕或领导批存的文件材料，由专（兼）职档案员负责集中统一保管。

4．关心支持兼职档案员的工作，解决本单位档案工作中遇到的具体问题，监督各科室及时立卷归档，确保本单位各类档案的齐全完整，并按时移交校档案馆，以保证档案的集中统一管理和利用。

第十六条  立卷人员（兼职档案员）职责：

１．认真执行国家档案工作的法律法规，遵守学校档案工作各项规章制度。了解本单位的工作任务，掌握立卷归档工作的规定和方法，按照要求主动做好立卷归档工作。

２．认真执行预立卷制度，根据本单位工作范围和当年工作任务，对本部门处理完毕的文件材料，及时收集归档，集中统一管理。对制作不合要求的文件材料，立卷人员有权退回，要求重新制作确保归档文件材料的齐全完整。

３．对因工作需要临时借用的文件材料，应积极提供利用，并在临时借用文件登记表上登记，归还时注销。

4．负责文件材料的安全、保密工作，防止文件的丢失和泄密。

5．文件材料进行整理、分类、组卷，按照档案管理要求进行数据录入；经档案馆相关档案人员检查合格后再编排件号、打印页号、卷内目录、备考表，按规定时限主动向档案部门移交归档。

第五章 文件材料的组卷要求

第十七条  收集。收集工作是立卷归档的第一步，就是按照本校立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整。

1．归档的文件材料均须质地优良，书绘(打印)工整，声像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准。

2．文件材料的形成，必须符合文书处理的基本要求，禁止使用铅笔、圆珠笔书写。

    凡校内两个以上单位协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档，凡与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门负责归档一套完整的档案，若我校为协作单位，经过分类组合成案卷后，卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

3．应归档文件的种类、份数以及每份文件的正件、附件、底稿等，均要求齐全、完整、真实。

第十八条 分类。即在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。

1．分年度：即将文件按其形成或内容针对的年度分开，不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理：

（1）工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷；

　　（2）跨年度的请示、批复放在复文年立卷；

　　（3）跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；

　　（4）跨年度学籍材料，按毕业年度立卷；

2．分级别：即将同一年度的文件按其作者（发文机关）与本单位的关系，分成上级、本级（校），同级。对以下与本单位有密切联系的文件，应同本级文件放在一起。

（1）上级对本单位的批复；

　　（2）上级通报本单位的文件；

　　（3）上级普发性文件，其内容虽只有一项涉及本校，但属重要的文件材料，如：组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等；

　　（4）对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书。

　　3．分问题：将同一年度同一级别的文件再按其所反映的问题分开，这是分类的重点。问题要求分得准确、鲜明。

4．分期限：按学校《归档范围及保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。

    第十九条  组卷

1．组卷原则：

　　（1）党群、行政、教学、外事类及其它各类档案中的综合管理文件材料，应以问题为主灵活运用文件的六个特征（即：问题、作者、时间、地区、通讯者、文种）来组卷；

　　（2）设备、科研、基建等专业性文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷。

2．组卷要求：

　　（1）能以问题组卷的尽量以问题组卷，将同一问题的文件组合在一起，问题可大、可小，视文件的多少而定；

　　（2）若一个问题的文件太少，可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多，也可以分开组成数卷；

　　（3）同一问题的请示与批复、转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起，不得分开；

　　（4）会议文件单独组卷，根据文件的多少进行组卷；

（5）统计报表、名册、简报、出版物等一般以名称（文种）组卷；

（6）组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切、年代不混、保管期限适宜，并能保持同上年度中分类组卷方法一致。

第六章 卷内文件的排列

第二十条 卷内文件的排列应按照文件自然形成的规律和保持文件相互之间的内在联系，以便于查找利用为原则进行系统排列，排列方法按照卷内文件的具体情况而定。

第二十一条 保管单位内经过分类组合成案卷后，卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

1．党政管理类文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；打印稿在底稿之前，其它文件材料按时间顺序排列。密不可分的文件，应依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。

2．会议文件，按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

3．专题性、成套性的文件，按时间、阶段排列。

4．其它文件材料，应尽量将同一问题的文件排列在一起，然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

5．文件材料尽量采用分年度立卷，请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划，放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，非诉讼案件，放在结案年立卷。

6．科研课题文件材料排列顺序是：立题材料，成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，特殊载体的文件材料，按有关规定整理。

第七章 拟写案卷标题及检查调整

第二十二条 案卷组好后，立卷人要根据卷内文件内容，初步为案卷拟出标题。

1．案卷标题的内容、结构：

　　案卷标题内容包括：作者、问题、时间、地区、通讯者、名称等六个部分，一般只需标出作者、问题、文种三部分，必要时才需标明其它部分，其常见的结构有以下三种：

（1）作者＋问题＋文种（最常用的一种），一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

例：西安市政府　关于住房改革的　决定

  作者　　　　  问题       文种

（2）作者＋时间＋问题＋文种，一些有具体针对时间的文件组成的案卷标题多采用此形式。

      例：西安工业大学   二零零零年度　劳动工资　 报表

　    　　  作者　　   　  时间　    　 问题　     文种

注意：时间是指文件内容针对的时间，不是文件产生的时间。文件内容若无具体针对时间，则不需要标出时间因素。

（3）收发文机关＋问题＋文种，立档单位与某机关相互协商处理某一具体问题形成的来往文件（函件）多采用此标题形式。

例：西安工业大学与陕西省招办 关于招生问题的 来往文书

　　         收发文机关    　           问题　     文种

2．案卷标题要求：

（1）文字简明、准确，能够准确的反映出卷内文件内容，字数不超过五十字；

（2）语句通顺、流畅，符合语法规则；

（3）结构完整，体式一致。

第二十三条 检查调整。案卷初步组成后，要根据以下各项认真进行检查调整。

1．应归档的文件是否齐全；

　　2．已归档的每份文件是否完整，正件、附件、底稿是否都有；

　　3．重复文件、无保存价值的文件、一般文件的草稿、未经签发、未生效的文件以及不必归档的文件不要立卷归档；

　　4．年度是否分清，级别是否分准；

　　5．分类是否正确、问题是否集中、准确；

　　6．卷内文件排列是否有序；

　　7．保存价值是否基本一致；

　　8．已归档的文件是否符合文件制作要求，有无铅笔、圆珠笔、水彩笔、签字笔、压感打印纸等现象；

　　9．每卷的厚度是否适度（不超过200页）；

　　10．案卷标题是否符合要求；

检查中若发现分类组卷有问题，要进行重新调整；发现文件收集不齐全，要继续收集；发现文件不符合制作要求，要退回文件制作人员，要求其重新制作。

第二十四条 以上工作进行完毕后，还需请档案业务指导人员检查合格后，方可进行下一步工作。

第八章 案卷的填写与装订

第二十五条 编制页号

1．成卷装订的卷内文件编页号。卷内文件无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号；页号的位置统一在每页材料正面右下角，背面的左下角。没有文字的页面不编号；装订的案卷每卷一般不超过二百页。

2．号码要打端正，位置要一致，距边 20mm 处，用打号机打上页号。

3．页号不漏不重。

4．单份装订的案卷，不装订的案卷，应对卷内每份材料，逐件编号。

5．声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。应用文字标出摄像和录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

6．电子文件归档整理按年度以“件”为单位排序，编制归档电子文件机读目录，集中刻录于耐久性好的光盘。光盘装具上要贴有归档标签，填写文件题名、形成日期、文字存储格式和文字处理工具等相关内容。

第二十六条 卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日期、文件所在页号、备注组成。每个案卷必须按目录表规定的项目逐项录入。卷内目录放在卷首。

1．顺序号：按照卷内文件排列的先后，一份文件编一个顺序号。

2．文号：填写文件制发机关的发文字号，《简报》等在此栏填写期号。

3．责任者：文件形成部门。

4．文件标题：一般照实抄录，不要随意更改和简化，但没有标题或标题不能反映文件内容的，要自拟或重新拟写。重拟和自拟的标题，要外加 [ ] 号。会议记录要填写每次会议的议题。

5．文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的要考证清楚后填写。

6．文件所在页号，填写每份文件的首页号。

7．会议记录要填写每次会议的时间和议题。

8．声像材料，应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。

第二十七条 填写卷内备考表

备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明（包括文件的缺损、修改、补充、移出、页号的漏编或重编等）立卷人把卷内文件材料需要说明的情况填写在表内，以便利用者了解情况，以后卷内文件材料有什么变动情况，由档案部门工作人员随时在表内注明，最后立卷人和单位负责检查人分别签字或盖章并填写年、月、日以示负责。

第二十八条 填写案卷封面

案卷封面包括立卷单位、案卷标题、卷内页数，起止时间、保管期限等项。要用毛笔或碳素钢笔逐项书写，要求字迹工整、清晰、美观大方。

第二十九条 装订案卷

1．案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物。

2．文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠。

3．案卷目录放卷首，备考表置卷末，用三孔一线法（孔距八公分）装订牢固。要求不散页、不压字。对未留装订线的文件须进行贴边后再行装订。不装订的案卷，卷内文件应逐件用不锈钢装订针装订。

第九章 归档材料的移交

第三十条 归档的文件材料按本细则第二章第九条规定的时间向档案馆移交。

第三十一条 归档部门按要求将所归档的文件材料数据录入档案馆的档案管理软件中。

第三十二条 移交与接收档案必须严格履行交接手续，填写移交目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第十章 档案材料补充修改

第三十三条 凡已归档的文件材料需要修改时，须经所在部门分管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。修改后的文件材料要由责任人、责任部门负责人签字盖章方可归档，并需同时在备考表上注明。

第三十四条 档案不完整需要补归文件材料时，档案人员应及时将补充材料插入卷内相应位置，并在卷内目录上补充填写清楚，备考表加以注明。

第三十五条 对各单位未能按时归档的重要文件材料，学校档案馆将下达《应归档文件材料追缴通知》，直接送给相关单位分管归档工作的领导，若一月后仍未归档，分管领导应写出书面说明，由本单位主要领导签字后交档案部门存查，学校将根据问题的严重性责令其写出书面检查或做出不同程度的纪律处分。

第十一章 附  则

第三十六条 本规定自公布之日起施行。学校原有相关制度与此细则相抵触的，以本细则为准。