西安工业大学档案实体分类大纲
一、编制目的、依据
为适应学校档案工作发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，更好的为教学、科研及各项工作服务。
依据国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》，结合我校档案工作实际情况制定。
二、编制原则
1．本大纲以国家有关档案工作法规、标准为依据，从学校实际出发，突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位和党政管理档案统揽全局的作用，力求反映学校各项职能活动的原貌。
2．本大纲规定的各项内容，既要实事求是，符合我校档案工作实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则。类目划分严格按从总到分，从一般到具体的原则，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。
3．本大纲编制的类目具有相对的稳定性，按照高等学校档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归于相同类别，充分反映高等学校档案形成的规律、内容和特点，并具有相对的稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。
4．本办法编制的类目，原则上依照《高等学校档案实体分类法》设置，并根据我校实际设置个别类目，在类目的设置时，力求做到准确、简明、方便、实用。
三、档案实体分类及标识符号
根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容和性质，我校档案实体划分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会九个主类；声像、实物二个辅类，各类档案的类目代号、名称、主要归档部门或归档类目如下（详细内容见西安工业大学各类档案归档范围及保管期限表）：
主 表
DQ 党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
11 党务综合 学校办公室（党办）、党总支、直属支部、党务综综合材料入此。
12 纪检、监察 纪委办公室、监察处材料入此。
13 组织 组织部、党校工作材料入此。
14 宣传教育 宣传工作材料入此。
15 学生思想政治工作 学生思想政治工作、学生工作部材料入此。
16 统战 统战部、民主党派材料入此。
17 工会 工会、教代会材料入此。
18 团委 团委、学生社团材料入此。
19 武装 武装部材料入此。
XZ 行政 主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外）工作中形成的文件材料。
11 综合 综合性文件、学校办公室（校办）、学校评估、校史、年鉴、二级学院、部、所等单位综合材料入此。
12 人事 人事处、师资培养、职称评定工作材料入此。
13 审计 审计处材料入此。
14 保卫 保卫处、家委会材料入此。
15 总务、后勤 国资处、总务处、后勤集团、校医院材料入此。
16 档案、图书 档案、图书馆材料入此。
17 学校产业 资产公司、劳动服务公司、科技产业集团等材料入此。
18 校友会 校友会材料入此。
19 信息中心 信息技术中心工作材料入此。
20 保密 保密办公室材料入此。
21 兵工 兵工、军工、军民融合材料，兵研院工作材料入此
JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料（按教学环节结合办学层次分类，依次为研究生教育、全日制本、专科教育、继续教育学院、高等职业技术教育学院）
11 综合 教学综合管理文件、教学评估、教学质量评奖、学生运动会材料入此。
12 学科与实验室 学科建设、专业建设、实验室建设材料入此。
13招生 招生工作材料入此。
14 学籍管理
1411 学籍综合材料 学籍管理、学籍变更及学生奖惩材料入此。
1412 研究生学籍卡、成绩表 按博士、硕士及其专业排序
1413 全日制本科生学籍卡、成绩表 按院（系）及其专业排序
1414 继续教育学院学生学籍卡、成绩表 按脱产、夜大、函授及其专业排序
15 教学与实践 教学计划、教学检查、教学实践、教学大纲、校历等教学工作材料入此。
16 学位
1611 学位综合材料
1612 博士学位评审材料
1613 硕士学位材料
1614 本科学位材料
1615 博士学位论文
1616 硕士学位论文
1617 本科生优秀论文汇编
17 毕业生 毕业分配方案、协议、派遣名册、毕业证领取登记表等材料入此。
18 教材 教材管理文件、各专业教材目录、优秀教材评选等材料入此。
19 教学改革与教学研究 教学改革、教学成果等材料入此。
20 工业中心教学及网络教学
KY 科研 主要包括科学管理和教学实践活动中形成的文件材料
11 综合 科研管理文件、科研经费、计划、学术活动、科研获奖等材料入此。
12 单项科研项目
13 专利
14 科研获奖证书
JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料
11 综合 基建工作综合材料、基建处材料入此。
12 单项工程成套材料（按项目设二级类目，独立排序）
SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料
11 综合 仪器设备管理文件等材料、国资处设备管理及实验室建设等材料入此。
12 项目 仪器设备购置审批等材料入此。
CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料
11 综合 出版社、杂志社、学报编辑部等综合材料入此。
12 报纸 校报编辑部及其他部门编辑出版的报纸入此。
13 刊物 学报编辑部及其他部门编辑出版的正式刊物入此。
14 书稿 学报、校报等出版的样书由各编辑部保管。
WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料
11 综合 外事工作管理文件、国际交流与对外合作处综合材料入此。
12 出国（境） 出国人员审批及有关业务材料入此。
13 来校 外籍人士或机构来校的有关材料入此。
14 国际合作与会议 国际合作与交流项目、协议、国际学术会议等材料入此。
15 外国留学生工作 留学生录取审批材料、学籍、成绩、学生去向材料入此。
CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料
11 综合 财务工作综合管理文件、财务处综合材料入此。
12 会计报表 预、决算报表、会计报表等各种统计表入此。
13 会计帐薄 总账、明细账、日记账等各种账簿材料入此。
14 会计凭证 各种原始凭证、记帐凭证等材料入此。
15 工资清册 工资发放名册、奖金、奖学金发放名册等材料入此。
16 其他
辅 表
SX 声像 主要包括学校在各项活动中形成的或外部形成与学校有关的有保存价值的录音、录像、照片、光盘、磁盘等声像材料
12 照片 11 综合
13 录音带 12 党政活动
14 录像带 13 教学
15 幻灯片 14 科学研究
16 磁盘 15 外事活动
17 影视胶片 16 学生活动
18 缩微胶片 17 校园建设
19 光盘 18 毕业照
SW 实物 主要包括学校在各项活动中形成的或在对外交流中形成的有保存价值的实物
11 综合 学校不同时期的校徽、证件、模型、纪念品等入此。
12 奖状、奖牌、奖杯、锦旗、牌匾
13 题词、书画
14 印章 停止使用的印章入此。
四、档号的编制
1、档号编制的原则
档号编制必须符合唯一、合理、稳定的要求：不得重号，方便插卷，使其有充分扩展的余地；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
2、档号结构、模式和标识
（1）档号结构包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成，分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，扩展到三级类目时，还应把三级类目代号包括进去，案卷号在分类号最下位类目顺序编码，采用阿拉伯数字标识。
（2）档号模式：年度号+分类号+案卷号
库藏多个全宗时，原则上在年度号前加全宗号，标识到文件级的还应在案卷号后面加件号。如：
标识到全宗号的为：全宗号+年度号+分类号+案卷号
标识到文件级的为：全宗号+年度号+分类号+案卷号+件号
（3）档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“—”连接。例如：
1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案可标为：1990—JX14—23
（4）档案的实体排架
原则上按年代、按一级类目、按年度纵向排架。在同级类目排架时，按照保管期限：永久、长期、短期的顺序排列。
